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第59講:項目里程碑和WBS

2018-11-09    來源:智慧精益首創(chuàng) 鐘立祥
項目管理人員必備| 突破項目管理難點:從里程碑計劃到WBS
 
 
為什么要學項目管理?
      我們企業(yè)推行精益生產(chǎn),智能制造都涉及到變革,而變革都是以項目的方式開展的。項目一般有兩種:
●持續(xù)改善型的項目,比如精益生產(chǎn)、效率提升、質量改善、庫存減少等;
●創(chuàng)新性的項目,比如技改項目、信息化項目等。
 
      不管是創(chuàng)新性的項目,還是持續(xù)改善的項目,都是以項目的方式開展的。它有明確的起始時間、有明確的范圍、有明確的目標、有明確的責任人及有一個臨時的團隊。這是我們?yōu)槭裁匆ㄟ@么多時間學習項目管理的重要原因。
 
      在企業(yè)管理中,特別是中小企業(yè)或快速發(fā)展的企業(yè),影響團隊效率的原因很多是員工沒有共同的工作語言及工具方法,這樣大家溝通交流就比較困難。比如,工作時有人講四川話,有人講湖南話,有人講廣東話,那團隊溝通上工作效率肯定不高,但如果大家都說普通話則能更好的解決溝通問題。換而言之,如果企業(yè)員工都掌握共同的語言,共同的工具方法,都以同樣的語言工作,溝通交流自然暢通,工作效率也必然提升。所以,學習項目管理的工具方法,用項目管理模式來工作是我們提高工作效率的一個重要的方法。
 
      項目管理的內(nèi)容非常多,比如干系人的管理,及計劃的時候要用的很多技術:甘特圖,時間估算的方法與技巧等。今天主要跟大家分享我認為非常重要的兩個基本概念:項目里程碑和WBS。
 
什么是項目里程碑?
      里程碑,英文名Mile Stone。做計劃非常重要的就是里程碑計劃。過去在路上經(jīng)常會有石碑,石碑上面寫著多少里。現(xiàn)在沒有石碑,我們看到在馬路上或高速公路上都有路牌,路牌上寫著到哪個出口還有多少公里。這個我們就可以理解為里程碑,就是重要的標識。
 
舉個栗子
      我從深圳南山科技園去北京,我怎么去呢?我做飛機去。那這個里程碑怎么劃分呢?
 
      我們先一起來理下過程:
      從科技園出發(fā)→坐的士去地鐵站→上地鐵→出地鐵站步行去取登機牌→過安檢→候機→登機→下飛機→打車去酒店。
 
      這里面哪些是關鍵點呢?
      第一個關鍵點:出發(fā)上的士。上了地鐵,下了地鐵過安檢要不要做成里程碑呢?我個人覺得就沒有必要。下了地鐵走路取登機牌、安檢,這個時間是可控的,沒有什么變數(shù)。
      第二個關鍵點:登機。眾所周知,飛機經(jīng)常晚點,登機可以作為標志性的一個環(huán)節(jié),基本上登機了就可以跟接你的人聯(lián)系,就是時間比較靠譜。雖然也有登機后在機上停留等待的,但這種情況相對少。
      第三個關鍵點:下飛機后到打車。
      第四個關鍵點:到達酒店。
 
      由此可見,里程碑設置不是以距離也不是以時間,而是以你對項目進度管控的力度。它是能起到?jīng)Q定性作用的關鍵點或明顯的標志。
 
      我們管理項目,首先,得知道我們要管理什么;其次,要知道哪些點需要管理;然后,要知道哪些點是對我們目標達成起關鍵性作用的。這些點就是我們的里程碑管控的重點。
 
WBS 工作任務分解
      Work Breakdown Structure
      WBS是把項目交付成果和項目工作分解成較小的,更易于管理的組成部分的過程。
 
      WBS任務分解在項目管理中是非常重要的。我們有時候說執(zhí)行力不行,往往就是分解落實不到位?;蛘呤侨蝿辗纸獠豢茖W,或者是任務分解太粗不夠細。
 
      任務分解到什么程度呢?是不是越細越好呢?
也不一定。
      基本上分解成小的任務4-7個是比較合理的,太少過粗,太多管控不過來。管理幅度太大或太小都不利于管理。那么,分解幾層及分解多細呢?我覺得就是分解到可執(zhí)行、可檢查,可以估算這個項目所需要的時間和費用。
 
 
      分解的目的就是為了管理。把時間、費用、結果、交付物說清楚和可管控,這是WBS分解的標準。WBS分解完后要寫WBS字典,這個字典包括任務編號、任務名稱、這個任務的輸入是什么、輸出是什么?衡量這項任務的標準是什么?這項任務的責任人是誰?我們在做WBS時可以立一個標識貼。
 
      任務分解完后要排計劃。排計劃的過程中,有緊前工序,緊后工序的,有的沒有。我們在排任務計劃時要具有靈活性,必須哪件事做了才能做下一件事的,我們按順序排起來。這在我們排計劃時一定要注意。
 
      網(wǎng)絡圖是排計劃的一個重要方法。我們可以通過網(wǎng)絡圖,把WBS任務排列起來。通過網(wǎng)絡圖的方法,可以調(diào)節(jié)開始時間、截止時間。在這里有一個非常重要的就是關鍵路徑,一定要把關鍵路徑找出來。識別關鍵路徑是非常重要的,它是不可調(diào)整的,其它非關鍵路徑是可以調(diào)整的。
 
寫在最后
      我們在做項目管理時,有一些軟件也是可以幫到我們的,比如微軟Microsoft Project,網(wǎng)上有很多管理軟件,有的是免費的,都可以幫到大家。有的人喜歡EXCLE表,也是可以的。
 
      有關項目管理的工具方法特別多,我結合自己項目管理的經(jīng)驗,重點跟大家分享項目管理里面會出現(xiàn)的各種“坑”,或容易遇到的問題及困惑。強烈建議大家去看書,結合自身的理論和實踐去學習。
 
名詞解釋
 
1:里程碑計劃
里程碑計劃是一個目標計劃,它表明為了達到特定的里程碑,去完成一系列活動。里程碑計劃通過建立里程碑和檢驗各個里程碑的到達情況,來控制項目工作的進展和保證實現(xiàn)總目標。里程碑計劃一般分為管理級和活動級。
 
2:工作分解結構
Work Breakdown Structure(簡稱WBS)跟因數(shù)分解是一個原理,就是把一個項目,按一定的原則分解,項目分解成任務,任務再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個人的日?;顒又?,直到分解不下去為止。即:項目→任務→工作→日?;顒?/span>

3:關鍵路徑
在項目管理中,關鍵路徑是指網(wǎng)絡終端元素的元素的序列,該序列具有最長的總工期并決定了整個項目的最短完成時間。關鍵路徑的工期決定了整個項目的工期。一個項目可以有多個,并行的關鍵路徑。關鍵路徑方法是由杜邦公司發(fā)明的。
 


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