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打造高績效項目團(tuán)隊
2018-11-09 來源:中國培訓(xùn) 趙日磊
要打造高績效項目團(tuán)隊首先要對項目團(tuán)隊的人員進(jìn)行明確的角色分工,因為人是項目的具體策劃者和實施者,是項目成敗的關(guān)鍵因素。
項目團(tuán)隊角色分工
通常一個項目團(tuán)隊中包含三個角色,分別是項目總監(jiān)、項目經(jīng)理和咨詢顧問。
角色一:項目總監(jiān)
項目總監(jiān)通常是項目的打單人,負(fù)責(zé)前期和客戶洽談并影響客戶簽約,與客戶一起界定管理問題,提出整體解決方案,對項目進(jìn)行規(guī)劃,選定項目經(jīng)理和咨詢顧問,對項目總體進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行掌控。
那么,怎樣才算是一個好的項目總監(jiān)?首先,好的項目總監(jiān)應(yīng)關(guān)注客戶價值的提供,思考如何給客戶帶來更有價值的改變。項目總監(jiān)通常會對接兩個人,一個是客戶的老板,也是項目的最終決策人,項目總監(jiān)會在戰(zhàn)略層面、老板個人提升層面以及高管團(tuán)隊轉(zhuǎn)變方面做深度探索,幫助老板梳理戰(zhàn)略,清晰方向,并幫助其更好地認(rèn)識高管團(tuán)隊。在所有關(guān)鍵環(huán)節(jié),項目總監(jiān)都會與老板進(jìn)行深入溝通,雙方達(dá)成共識之后,再在重要會議中默契配合,共同把握會議方向和基調(diào),推動會議走向成功。
而要切實做到與老板默契相投,就要求項目總監(jiān)站在整個行業(yè)的宏觀層面來看待企業(yè),從長遠(yuǎn)視角來看待企業(yè),要與老板在同一個高度上對話。為此,項目總監(jiān)需要深度了解所咨詢企業(yè)所在行業(yè)的特點、成功要素、盈利模式、行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的做法,同時要與老板在戰(zhàn)略層面進(jìn)行深入交流,作為老板的教練,啟發(fā)老板提高思維高度和視野格局。與老板溝通時,不回避敏感問題,要和老板對比較敏感的人事問題進(jìn)行探討,幫助老板確認(rèn)自己的判斷,推動企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。
這其中涉及到了人的層面,一個咨詢項目若不涉及人的層面,一定是個失敗的項目。而對人關(guān)注越多,涉及越深,越容易給企業(yè)帶來轉(zhuǎn)變?,F(xiàn)如今的管理咨詢已不能單憑方案打天下了,項目總監(jiān)一定要關(guān)注人,尤其是老板和高管團(tuán)隊。
一個好的項目總監(jiān),從項目一開始就非常關(guān)注項目進(jìn)展,清晰項目方向,因此,企業(yè)高管的訪談最好都由項目總監(jiān)親自來做,這樣既能密切關(guān)注項目方向,挖掘重要的信息,同時也給項目經(jīng)理和咨詢顧問樹立榜樣,幫助他們迅速進(jìn)入狀態(tài),和項目總監(jiān)保持高度一致。
一個項目最開始的調(diào)研階段非常重要,可以說該階段的工作成果在很大程度上決定了項目的成敗。該階段的問題抓得準(zhǔn),后續(xù)工作方向才更加明確,才可以更細(xì)致地展開。
在項目實施過程中一些重要的研討會,項目總監(jiān)最好親自主持,提高對項目和研討會的掌控力,確保會議效果的達(dá)成。
角色二:項目經(jīng)理
項目經(jīng)理就是把客戶的各個部門串成一條線的人,他也是關(guān)乎項目成敗的一個重要人物。項目經(jīng)理首先要充分理解項目總監(jiān)的思路和方向,必須和項目總監(jiān)保持持續(xù)溝通,深刻領(lǐng)會項目總監(jiān)的意圖。理解了項目總監(jiān)的思路之后,再和項目總監(jiān)確認(rèn)具體的操作步驟和方法,幫助項目總監(jiān)將思路清晰化、具體化、可視化,并且不斷在腦海中預(yù)演,讓客戶合理安排時間參與項目,并從中體會項目所帶來的價值。
項目經(jīng)理主要的溝通對象是項目對接人,這是客戶端項目決策的二號人物。項目經(jīng)理要去影響項目對接人,把項目對接人發(fā)動起來,讓他積極參與到項目中,并且不斷向項目組傳遞信息,保持項目組和客戶信息的互通。
通常項目經(jīng)理在理論知識和項目經(jīng)驗方面都較為豐富,做到用簡單的思維框架和工具表格與客戶進(jìn)行高效互動并不難。通過持續(xù)互動,讓客戶感受到項目組一直想了解客戶的需求,一直在和客戶各個層級溝通,并且在溝通中對他們的思維進(jìn)行引導(dǎo),繼而通過文案體現(xiàn)他們的智慧,客戶就一定會愿意和項目組溝通。
除了與客戶打成一片之外,項目經(jīng)理還有一個很重要的任務(wù)就是負(fù)責(zé)咨詢顧問的工作安排,對其進(jìn)行合理分工,明確任務(wù)要求和時間要求。項目經(jīng)理不與客戶互動的時間就是在和項目組互動,與其交流文案的每個細(xì)節(jié),統(tǒng)一咨詢顧問的思想,整合咨詢方案,確認(rèn)后由項目經(jīng)理發(fā)給客戶,與客戶就方案進(jìn)行深入溝通。
對于一些具體方案,項目經(jīng)理的優(yōu)勢比項目總監(jiān)更為明顯。因為項目經(jīng)理最了解每個管理者的想法,很容易在會議中快速匯總大家的意見,引導(dǎo)集中討論,快速解決問題,因此項目經(jīng)理需要組織一些針對具體方案的研討會,并控制研討會的效果,讓客戶通過會議感受管理咨詢的價值。
最后,項目經(jīng)理要為客戶端對接小組的成員提供一些專業(yè)輔導(dǎo)和職業(yè)提升指導(dǎo),為管理咨詢成果落地奠定基礎(chǔ)的同時,也會讓客戶收獲到咨詢的價值。
角色三:咨詢顧問
咨詢顧問即助手,主要負(fù)責(zé)信息的收集,文案的撰寫,是附加價值的實現(xiàn)人。如果項目總監(jiān)和項目經(jīng)理的角色扮演到位了,咨詢顧問的工作就比較簡單、清晰了,就是做項目經(jīng)理要求的文案,按照規(guī)定的格式將項目經(jīng)理獲取的信息,簡潔清晰地表達(dá)出來,在項目經(jīng)理的帶領(lǐng)下進(jìn)行討論修訂。
對咨詢顧問的要求就是時刻跟上項目的節(jié)奏,充分吸收理解客戶信息,并理解項目經(jīng)理的要求,提升自己的文字水平和理解力,力求達(dá)到項目經(jīng)理的標(biāo)準(zhǔn)。
高績效項目經(jīng)理的10個特質(zhì)
1、獨立思考
高績效項目經(jīng)理通常勤于思考,項目中80%以上的時間都在思考應(yīng)對策略,通常經(jīng)過深度思考后,高績效項目經(jīng)理經(jīng)常會推翻自己的判斷,重新建立思維結(jié)構(gòu),確保最終的呈現(xiàn)結(jié)果得到大家的認(rèn)可。
2、啟發(fā)思考
高績效項目經(jīng)理經(jīng)常會問咨詢顧問問題,一方面幫助顧問進(jìn)入狀態(tài),另一方面積極尋求差異化思路。因此,高績效項目經(jīng)理通常是溝通的發(fā)起者。
3、回歸本源
高績效項目經(jīng)理通常不會關(guān)心自己會做什么,公司以前的項目怎么做,而是對于客戶所處的行業(yè)、發(fā)展階段、企業(yè)文化因素、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、每個管理者的特點以及對待項目的態(tài)度等,給予極高的重視。
4、關(guān)注溝通
高績效項目經(jīng)理非常重視客戶對項目思路的看法,與各級管理者溝通,匯集眾人智慧。
5、快速響應(yīng)
高績效項目經(jīng)理會十分敏銳地覺察客戶的反應(yīng),并能快速給予回應(yīng)。
6、關(guān)注進(jìn)度
高績效項目經(jīng)理對進(jìn)度的把控非常嚴(yán)格,在最終期限截止之前,會想盡一切辦法完成節(jié)點目標(biāo)。
7、把握節(jié)奏
高績效項目經(jīng)理非常關(guān)注項目節(jié)奏的掌控,張弛有度,盡力將進(jìn)度控制在客戶可接受的范圍內(nèi)。
8、關(guān)注重點人員
高績效項目經(jīng)理會較為敏感地覺察到重點人員的成長需求,并為其提供合適的輔導(dǎo),增加客戶滿意度。
9、關(guān)注顧問成長
高績效項目經(jīng)理十分關(guān)注信息互動和資源共享,讓咨詢顧問始終關(guān)注項目整體。
10、關(guān)注回款
高績效項目經(jīng)理在回款之前會設(shè)計一些策略,讓客戶愿意付款,放心付款。
高效咨詢項目過程控制
采用教練式咨詢模式控制項目過程: (見圖 1)
過程關(guān)鍵控制點:
1、項目計劃
嚴(yán)肅、明確、嚴(yán)格執(zhí)行,每個階段開始和截止的時間一定要嚴(yán)格掌控,過程中時間可以微調(diào)。此外,每個階段結(jié)束前一周必須把下階段的計劃討論清楚,并與客戶溝通清楚。
2、活動議程安排
對于大型會議的節(jié)點需提前10天左右予以明確,以配合老板時間,確保老板參與,提前發(fā)布會議議程,明確會議目標(biāo)。
3、集體溝通
有關(guān)較重要和宏觀的思路溝通或決策一定要組織集體溝通,打破僅老板知曉,高管不理解的局面,要在更大范圍內(nèi)分享信息。
4、內(nèi)部集體工作模式
從思路形成階段開始,到最終方案確定結(jié)束,整個團(tuán)隊全在一起工作,所有工作時間基本上都是在開會,都是在溝通。
(本文于2017-01-18首次發(fā)布)
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