春秋戰(zhàn)國的扁鵲四見蔡桓公,“疾在腠理,湯熨之所及;病在肌膚,針石之所及;病在腸胃,火齊之所及;病在骨髓,司命之所屬”的故事大家都不陌生。扁鵲僅通過“望聞”就發(fā)現了桓公身體的內在問題,隔三岔五地跟蹤便能對病情的發(fā)展了如指掌,倘若桓公不是一意孤行,大可對癥下藥根治頑疾。
項目管理過程中我們同樣也需要通過“望聞問切”對需求核實、在需求和進度方面“對癥糾偏”加以控制,在項目風險上施以“防治結合”手段環(huán)環(huán)相扣,練就一雙項目管理的“火眼金睛”。
一、診斷技能之“望聞問切”
望聞問切四診相對直觀和全面地進行診斷,項目管理中我們也需要對項目范圍進行“診斷”,這便是范圍識別和確認工作。我們只需要“二診”:完整性診斷、一致性診斷。
完整性是對范圍邊界和內容的框定,識別出來的需求要達到準確無遺漏,細化可驗收兩項標準(可參考最小化可行性產品MVP理論)。首先從核實關鍵業(yè)務入手,檢查業(yè)務MRD文檔的完整性和規(guī)范性,特別需要檢查風險、財務、合規(guī)等關鍵業(yè)務的是否缺失;其次細化產品功能,根據評審通過的業(yè)務MRD,產品經理對功能點細化,輸出功能清單和驗收標準,并在產品需求評審時跟業(yè)務方達成一致共識,以此確保產品功能范圍和業(yè)務需求范圍的一致性。
一致性是對需求范圍符合的一項核實工作,確保最終輸出的產品是業(yè)務方想要的需求。項目執(zhí)行過程中,在UED、產品需求等階段邀請業(yè)務方共同參與評審,由業(yè)務方對產品需求進行第一輪檢查;同時在上線前導入UAT驗收進行第二輪檢查,確保上線的產品符合業(yè)務方的需求一致。
二、控制技能之“對癥糾偏”
通過前面的診斷技能,已經初步確定了項目的一些基準,在執(zhí)行過程中要加以控制,當脫離項目在預定軌道時需要“對癥糾偏”??刂坪图m偏重點是在范圍控制和進度控制兩個方面打造。
范圍控制:目的是要確保所有的范圍變更都通過實施整體變更控制流程,最終目標是范圍狀態(tài)受控。通俗地講,當范圍狀態(tài)和基準發(fā)生偏差時,要么對范圍基準實施變更,要么把發(fā)生偏差的范圍拉回正規(guī),以達到范圍狀態(tài)和基準一致的結果。
很多項目經理都經歷過談“變更”色變的階段,也許他們真正怕的并不是變更本身,而是變更后的范圍狀態(tài)不可控。其實范圍變更控制的手段并不復雜,自問三句話“影響了誰,影響多大,影響怎么跟蹤”,便可從容應對范圍變更。先評估涉及到的系統及相關干系方;再邀請相關方評估影響大小,組織CCT或者CCB評審,決策是否準入變更;最后通過變更管理臺賬記錄對變更的來源及實施狀況進行跟蹤。
進度控制:項目進度的控制跟范圍控制同樣,目標都是進度狀況符合預期,如果發(fā)生偏差,進行分析后對癥下藥進行干預和糾正。
進度控制主要會通過進度數據分析和關鍵路徑分析等工具監(jiān)控實際進度與基準的吻合度。數據分析,這方面的工具很多,我們可以用燃盡圖來觀察計劃進度和實際進度的偏差,也可以用一些數據指標(如進度偏差SV、完工偏差VAC、進度績效指標SPI等)來量化進度情況。關鍵路徑分析,因為關鍵路徑上的任務延遲必然會導致整個項目的延遲,所以要加強對關鍵路徑上工作包的依賴關系及進度偏差情況進行監(jiān)控,來達到提前檢查關鍵路徑上的進度問題。
根據進度監(jiān)控的結果,進一步進行偏差和趨勢分析,采取合適的進度壓縮方式,加班或者快速跟進來糾正進度上產生的偏差。
三、主動技能之“防治結合”
“診斷-治病”的模式是一項被動技能,當然如果這兩項技能熟練掌握,那么項目管理的“火眼金睛”就已經練成了一半。還有一項主動技能“防治結合”,便是“火眼金睛”的另一半技能。
“防治結合”是指從“救火式”的風險應對模式轉變?yōu)?ldquo;消防式”的風險應對模式,根據項目當前狀況識別項目潛在的風險,同時對風險的應對措施進行一系列監(jiān)控,主動出擊,降低風險對項目帶來的負面影響。這一技能主要從以下幾點著手:
1、風險識別:運用現有的工具技術,結合組織過程資產,對項目執(zhí)行過程中可能存在的風險識別,提前制定應對預案和計劃,并明確責任人和解決期限,最終記錄在風險登記冊。
風險的識別有核心干系人訪談、風險核對單兩個主要途徑;一方面在進度、資源、上下游系統分析評估等方面與核心干系人訪談,提前識別當前項目可能存在的風險和問題;另一方面利用風險核對單,從業(yè)務領域(合規(guī)、風控、市場、技術、運營等)和執(zhí)行過程(業(yè)務規(guī)劃、產品需求、系統設計、開發(fā)測試、上線運維等)兩個大的方向進行識別風險。
2、風險假設:風險登記冊已經創(chuàng)建完成,由于風險應對效果的不確定性,還需根據風險應對措施的執(zhí)行效果程度,對項目風險的影響做多重進一步假設,以便跟蹤不同程度的風險應對措施可能帶來的后果。例如:業(yè)務方案如果在YY日內不能明確,項目團隊必須周末停休才能確保項目按期上線,如果在ZZ日之內還不能明確,上線日期就要順延。
3、風險跟蹤:風險的不確定性會隨著時間不斷變化,根據風險登記冊中的風險應對措施和解決期限,結合前面的風險假設,從風險狀態(tài)上跟蹤風險是已經發(fā)生,仍然存在還是已經消失;從應對效果方面跟蹤應對策略是否按期應對,應對結果是否有效,是否還有新的風險產生。
4、風險升級:風險應對必然會存在無效風險應對,或者風險應對延期的問題,因此不是所有的風險都會被減輕,甚至還可能引發(fā)其他風險,在發(fā)現風險有變成問題的征兆時,要采取超前或預先防范的預警機制,及時上升風險問題,尋求更高層的風險解決措施,并在團隊中及時公示做好風險透明化,制定應急計劃,以確保項目在正常的軌道上執(zhí)行,不至于發(fā)生太大偏差,造成難以彌補的損失。
結束語:扁鵲在蔡桓公故事中展現出來的“火眼金睛”其實是在診斷、控制和防治幾個方面不斷磨練的結果,項目經理要想鍛造一雙項目管理的“火眼金睛”也同樣需要在重點領域提前做好識別,同時加以監(jiān)控和防治,千錘百煉,相信在項目管理的“不歸路”上你會越走越遠,越走越順。