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項(xiàng)目經(jīng)理自述:完美轉(zhuǎn)型!人力外包到項(xiàng)目外包的蛻變之路

2020-03-31    來(lái)源:鄧國(guó)軍
背景故事
U2000 網(wǎng)管IP域基礎(chǔ)業(yè)務(wù)組、性能測(cè)試、自動(dòng)化測(cè)試組轉(zhuǎn)獨(dú)立交付項(xiàng)目,項(xiàng)目組40多人,主要負(fù)責(zé)華為U2000網(wǎng)管IP域的測(cè)試工作,長(zhǎng)期的TF測(cè)試,效率低,質(zhì)量差,成本高,因此華為決定將人力外包項(xiàng)目轉(zhuǎn)型,通過(guò)外包項(xiàng)目組PM主導(dǎo),選擇成熟業(yè)務(wù)模塊,獨(dú)立承包業(yè)務(wù)模塊測(cè)試工作,實(shí)現(xiàn)人力外包向項(xiàng)目外包的轉(zhuǎn)型。
敢做第一個(gè)吃螃蟹的人
為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),項(xiàng)目組內(nèi)核心組員進(jìn)行了大量溝通和分析,人力外包轉(zhuǎn)項(xiàng)目外包,雖然都是外包,但是意義完全不同。
首先,沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)。我們是第一批轉(zhuǎn)項(xiàng)目外包的業(yè)務(wù),沒(méi)有可以借鑒的經(jīng)驗(yàn),沒(méi)有規(guī)范的流程,沒(méi)有成熟的體系,沒(méi)有豐富的知識(shí)庫(kù),一切都需要去摸索,水要趟,雷要踩,怎么才能降低風(fēng)險(xiǎn),減少錯(cuò)誤,完成交付,實(shí)現(xiàn)盈利,都是未知數(shù)。
其次,工作量評(píng)估難。項(xiàng)目外包與人力外包最大的不同,人力外包是按照人工工時(shí)結(jié)算費(fèi)用,按照不同人員級(jí)別,服務(wù)工時(shí),加班工時(shí)等,能夠精確計(jì)算人員成本和盈利,換句話說(shuō),只要交付沒(méi)問(wèn)題,只賺不賠;項(xiàng)目外包則不同,是按照整體項(xiàng)目業(yè)務(wù)預(yù)估工作量和總價(jià),項(xiàng)目組自行安排組員級(jí)別、人數(shù)、技術(shù)類(lèi)別,若項(xiàng)目經(jīng)理能力不夠,對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉的話,極易造成工作量的錯(cuò)誤估算,預(yù)算不足,交付受阻,負(fù)盈利。
再次,業(yè)務(wù)交付范圍擴(kuò)大了。人力外包,只要組員對(duì)所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)比較熟練即可,需求澄清、用例庫(kù)建立、用例選用、分配都是由華為組長(zhǎng)來(lái)負(fù)責(zé),我們組員只要負(fù)責(zé)執(zhí)行、bug跟蹤、反饋結(jié)果、測(cè)試報(bào)告輸出即可,一旦轉(zhuǎn)成項(xiàng)目外包,那么整個(gè)業(yè)務(wù)交付全都要由外包項(xiàng)目組負(fù)責(zé),意味著項(xiàng)目組長(zhǎng)將獨(dú)立于項(xiàng)目做管理工作,也意味著這名管理人員的成本要由項(xiàng)目組來(lái)承擔(dān)。
成本高企,風(fēng)險(xiǎn)未知;做不做?做;怎么做?一步一個(gè)腳印,老老實(shí)實(shí)的做。
工欲善其事必先利其器
已經(jīng)明確了目標(biāo)-項(xiàng)目外包,下一步就要確認(rèn)項(xiàng)目范圍,但在此之前,要先明確框架,也就是合作框架,之前的人力外包框架已經(jīng)不適用了,要擬定好項(xiàng)目外包框架協(xié)議,既然要定框架,那就要把所有相關(guān)方都拉到一起,確定各角色、各職責(zé)和整體流程、規(guī)范等等。
首先,建立團(tuán)隊(duì)。我們建立了自己的組織架構(gòu),也就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),任命了項(xiàng)目經(jīng)理,測(cè)試經(jīng)理,TSE,PL;明確了各崗位職責(zé),然后由各owner牽頭與客戶(hù)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)化流程,最后由雙方所有相關(guān)人參加的評(píng)審大會(huì)決議通過(guò),并發(fā)布實(shí)施。
然后,確定業(yè)務(wù)范圍。項(xiàng)目外包的模塊有哪些,雙方要達(dá)成一致意見(jiàn),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)優(yōu)先選擇了業(yè)務(wù)熟練度高的模塊,但是客戶(hù)并不完全認(rèn)同,在這個(gè)過(guò)程中,雙方產(chǎn)生了分歧,分歧點(diǎn)在于,客戶(hù)認(rèn)為熟練的模塊問(wèn)題發(fā)生的概率低,更希望我們承接新業(yè)務(wù);而我們認(rèn)為,目前在探索新的合作模式,風(fēng)險(xiǎn)多且大,希望先承接熟練度高的模塊,項(xiàng)目外包模式成熟后,再考慮承接新業(yè)務(wù);為了讓客戶(hù)接受我們的建議,項(xiàng)目經(jīng)理專(zhuān)門(mén)做了客戶(hù)決策人和問(wèn)題提出人的工作。第一,從正面上說(shuō),新業(yè)務(wù)必須要經(jīng)過(guò)雙方同時(shí)參與,待外包方業(yè)務(wù)熟練通過(guò)認(rèn)可后,才能移交;第二,從私下著手,曉之以情動(dòng)之以理,客戶(hù)最終同意這塊新業(yè)務(wù)先不項(xiàng)目外包,我方也同意預(yù)先投入部分人力熟悉業(yè)務(wù)場(chǎng)景,盡快移交新業(yè)務(wù),至此,問(wèn)題解決。
最后,確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),驗(yàn)收條件,商務(wù)流程。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條件因?yàn)槭枪潭ǖ?,可以參照已有?biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,客戶(hù)是認(rèn)可這種方式的,但是這對(duì)我們提出了更高的要求,這是在用華為客戶(hù)的質(zhì)量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求我們,責(zé)無(wú)旁貸,質(zhì)量第一,我們必須做到;商務(wù)流程是公司執(zhí)行層面的,我們熟知并遵照?qǐng)?zhí)行即可。
至此,框架已建立起來(lái),第一個(gè)項(xiàng)目外包交付模式的工作包即將開(kāi)始。
做好后援,按圖索驥
第一個(gè)工作包很快就確定了,由于前期準(zhǔn)備比較充分,過(guò)程中雖然遇到一些問(wèn)題,但最終都解決了,這其中遇到的幾個(gè)問(wèn)題,可以一起看看。
例一
問(wèn)題:工作包發(fā)給我方項(xiàng)目經(jīng)理后,發(fā)現(xiàn)工作包缺少幾樣關(guān)鍵信息,不利于我們工作量的確認(rèn),客戶(hù)明確表示已提供所需信息,這導(dǎo)致工作量評(píng)估工作遇到困難。
解決:全部過(guò)程郵件留底,通過(guò)郵件內(nèi)容和項(xiàng)目外包工作規(guī)定,確認(rèn)了客戶(hù)提供的工作包中確實(shí)存在信息缺失,最后通過(guò)ST會(huì)議糾正了這一問(wèn)題。
例二
問(wèn)題:在項(xiàng)目經(jīng)理同客戶(hù)確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候,客戶(hù)表示,公司對(duì)這塊要求并不嚴(yán),趕緊開(kāi)工吧,質(zhì)量什么的沒(méi)有重大問(wèn)題就可以,其他的都好說(shuō);在項(xiàng)目經(jīng)理多次希望同客戶(hù)開(kāi)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)溝通會(huì)的時(shí)候,客戶(hù)都以忙為由一拖再拖,一直要求我們盡快開(kāi)工。
解決:項(xiàng)目經(jīng)理同質(zhì)量經(jīng)理一同確認(rèn)了項(xiàng)目交付的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),并通過(guò)郵件發(fā)送給項(xiàng)目相關(guān)干系人,通過(guò)郵件方式確認(rèn)了交付的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
后續(xù):后來(lái)在項(xiàng)目交付驗(yàn)收的時(shí)候,客戶(hù)方公司要求變更,狠抓質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定和設(shè)計(jì),在前期沒(méi)有確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目一律不允許驗(yàn)收;好在項(xiàng)目經(jīng)理提前制定好質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),不僅給客戶(hù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人解決了被問(wèn)責(zé)的風(fēng)險(xiǎn),還獲得客戶(hù)認(rèn)可,項(xiàng)目驗(yàn)收順利通過(guò)。
例三
問(wèn)題:項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定性的問(wèn)題,人力外包項(xiàng)目是通過(guò)核算工時(shí)計(jì)算費(fèi)用,員工周末加班是有加班費(fèi)的,晚上加班還有倒休,但是改為項(xiàng)目外包后,這些都沒(méi)有了,收入減少,員工心理上存在較大落差。
解決:建立項(xiàng)目激勵(lì)獎(jiǎng)金,資金來(lái)源于兩個(gè)方面;一方面,在預(yù)估工作量核算成本和報(bào)價(jià)時(shí),增加部分預(yù)算提報(bào)給客戶(hù),作為項(xiàng)目成功交付后的激勵(lì)獎(jiǎng)金;另一方面,控制人力成本,提高工作效率,超額完成任務(wù)節(jié)省的費(fèi)用作為項(xiàng)目激勵(lì)獎(jiǎng)金;不但解決了員工收入降低的問(wèn)題,還通過(guò)重點(diǎn)激勵(lì)優(yōu)秀員工等管理手段,大大提高了員工的工作積極性。
上線部署總結(jié)
項(xiàng)目收尾,對(duì)我們這個(gè)項(xiàng)目來(lái)講,即所有功能測(cè)試驗(yàn)收通過(guò),系統(tǒng)測(cè)試驗(yàn)收通過(guò),無(wú)嚴(yán)重遺留問(wèn)題,給出最終測(cè)試報(bào)告,并在項(xiàng)目收尾會(huì)議評(píng)議通過(guò),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后結(jié)束;項(xiàng)目雖然結(jié)束,其實(shí)并未真正結(jié)束,版本會(huì)轉(zhuǎn)到運(yùn)維階段,在最終一線客戶(hù)使用過(guò)程中有可能會(huì)出問(wèn)題,除了問(wèn)題就要回溯;因此,項(xiàng)目組要建立組織知識(shí)庫(kù),在項(xiàng)目過(guò)程中的所有輸出都可以保存提交,這樣在一線問(wèn)題回溯的時(shí)候,就不會(huì)出現(xiàn)踢皮球的情況,便于問(wèn)題的定位和追責(zé)。


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