項(xiàng)目管理大家談
作為組織級(jí)項(xiàng)目管理員，我們打交道最多的是項(xiàng)目經(jīng)理，最需要了解的是項(xiàng)目經(jīng)理遇到的困難。今天，我們非常高興能邀請(qǐng)到一位有想法、有干勁、擅總結(jié)、能創(chuàng)新的新晉項(xiàng)目經(jīng)理，和我們分享在擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理以及日常開(kāi)發(fā)運(yùn)維過(guò)程中遇到的痛點(diǎn)與亮點(diǎn)，為中心的項(xiàng)目管理乃至其它管理制度獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
被訪談人員均被隱去真名，這也是個(gè)小小的伏筆，等系列訪談結(jié)束后，我們將統(tǒng)一公布被訪談人員真名，敬請(qǐng)期待吧！閑話(huà)不表，直奔主題。
1、痛點(diǎn)一：立項(xiàng)晚、需求急—立項(xiàng)之痛
小新：那我先從立項(xiàng)說(shuō)起吧。其實(shí)我們的項(xiàng)目早就有需求意向了，并且列入了年度計(jì)劃，但是從有需求意向到正式下達(dá)立項(xiàng)函，耗時(shí)半年。其中的原因很多：中心主辦部門(mén)不確定、立項(xiàng)流程冗長(zhǎng)等。最終受苦的還是項(xiàng)目經(jīng)理和開(kāi)發(fā)人員。在監(jiān)管要求下，面臨著工期緊、任務(wù)重的難題。需求來(lái)得晚、來(lái)得急使我們非常被動(dòng)，只能從別的項(xiàng)目組臨時(shí)抽人，加班加點(diǎn)，“壓力山大”。因此我建議精簡(jiǎn)立項(xiàng)流程，提高立項(xiàng)效率。
另外總是有些項(xiàng)目存在主協(xié)辦爭(zhēng)議，本來(lái)時(shí)間就緊迫，又被各種主協(xié)辦爭(zhēng)議、技術(shù)架構(gòu)爭(zhēng)議等問(wèn)題耗掉寶貴的項(xiàng)目時(shí)間，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)及具體開(kāi)發(fā)人員來(lái)說(shuō)都是很不好的體驗(yàn)。對(duì)此，我的建議是，建立專(zhuān)門(mén)的爭(zhēng)議解決通道，迅速找到?jīng)Q策人做出決斷。
小項(xiàng)：我想跟你分享兩個(gè)好消息。首先，根據(jù)新的項(xiàng)目管理辦法規(guī)定，項(xiàng)目立項(xiàng)可以在需求書(shū)交付之前進(jìn)行（具體的中心立項(xiàng)流程可以參考小項(xiàng)的另一篇專(zhuān)題--“小編答疑解惑課堂之一中心立項(xiàng)流程”），已實(shí)現(xiàn)了你“精簡(jiǎn)立項(xiàng)流程”的提議。其次，中心已有一整套爭(zhēng)議解決機(jī)制，使我們可以爭(zhēng)取在3個(gè)工作日內(nèi)解決爭(zhēng)議。我相信，立項(xiàng)方式的改進(jìn)以及爭(zhēng)議機(jī)制的建立會(huì)對(duì)咱們目前面臨的立項(xiàng)困境有所幫助。
2、痛點(diǎn)二：資源申請(qǐng)不暢—渠道之痛
小新：聽(tīng)了你的解決方案，我覺(jué)得立項(xiàng)已經(jīng)不是問(wèn)題了，但資源申請(qǐng)還很成問(wèn)題。大多數(shù)項(xiàng)目都會(huì)需要資源，現(xiàn)在的資源申請(qǐng)渠道有PM平臺(tái)、IT服務(wù)臺(tái)、郵件等。我們一般會(huì)根據(jù)之前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)直接在這些渠道里申請(qǐng)。渠道多不說(shuō)，關(guān)鍵是它還會(huì)變！不僅是入口會(huì)變，流程也常常變化，讓我們無(wú)所適從。比如我有一次按照原來(lái)的經(jīng)驗(yàn)在PM申請(qǐng)了網(wǎng)絡(luò)資源，后來(lái)被告知網(wǎng)絡(luò)資源變成從服務(wù)臺(tái)申請(qǐng)了。這個(gè)時(shí)候我再換一個(gè)渠道申請(qǐng)，耽誤的可是項(xiàng)目的寶貴時(shí)間啊！希望咱們能和資源部門(mén)做好對(duì)接，形成入口統(tǒng)一、審批透明、開(kāi)放咨詢(xún)的資源申請(qǐng)流程。
小項(xiàng)：我們也注意到了資源申請(qǐng)過(guò)程中出現(xiàn)的這些問(wèn)題，也在努力尋求更好的解決辦法。目前由科技局主導(dǎo)，我中心配合建設(shè)的ITA（科技綜合服務(wù)管理平臺(tái)）的搭建正是改進(jìn)資源申請(qǐng)流程的好機(jī)會(huì)。該平臺(tái)可對(duì)科技項(xiàng)目進(jìn)行全流程管理，提高了各部門(mén)之間的信息流轉(zhuǎn)效率。對(duì)于資源申請(qǐng)效率的提高，ITA將是個(gè)很好的依托。我們將在后續(xù)參與ITA建設(shè)的過(guò)程中，把資源申請(qǐng)問(wèn)題考慮進(jìn)來(lái)，盡可能實(shí)現(xiàn)你提到的“入口統(tǒng)一、審批透明、開(kāi)放咨詢(xún)”的資源申請(qǐng)流程。
3、痛點(diǎn)三：被逼無(wú)奈的創(chuàng)新—協(xié)辦之痛
小新：聽(tīng)起來(lái)我們的資源申請(qǐng)未來(lái)要輕松簡(jiǎn)單很多了。那我再來(lái)吐個(gè)槽：我們的項(xiàng)目趕上和全行重點(diǎn)項(xiàng)目并行，其中一個(gè)協(xié)辦說(shuō)實(shí)在抽不出人來(lái)實(shí)現(xiàn)我們這個(gè)項(xiàng)目的需求，只好由主辦自己想辦法。我們真的是想了各種招，終于設(shè)計(jì)出一套雖可行但非常復(fù)雜的技術(shù)方案。我對(duì)我們的技術(shù)創(chuàng)新感到很驕傲，但是同時(shí)也覺(jué)得非常無(wú)奈。放在協(xié)辦那里做會(huì)很簡(jiǎn)單的事情，最后不得不整這么“NB”。要我說(shuō)，能否在項(xiàng)目前期就做好技術(shù)方案與人力資源之間的平衡工作呢？
小項(xiàng)：這里就不得不說(shuō)說(shuō)中心的技術(shù)評(píng)審制度。首先不要把技術(shù)評(píng)審看成是負(fù)擔(dān)，而要把它當(dāng)做是一種保護(hù)。不知你有沒(méi)有留意，在每一份項(xiàng)目任務(wù)分解表中，都有一條“申請(qǐng)架構(gòu)評(píng)審”的任務(wù)。我們正在開(kāi)展架構(gòu)評(píng)審前移行動(dòng)，從項(xiàng)目到達(dá)中心的那一刻起，中心架構(gòu)管控團(tuán)隊(duì)就已經(jīng)開(kāi)始了分析研究，就是為了避免后續(xù)出現(xiàn)架構(gòu)爭(zhēng)議?；氐侥阏f(shuō)的具體困境，顯然是屬于協(xié)辦任務(wù)的技術(shù)方案問(wèn)題，可以聯(lián)系我們啟動(dòng)前面提到的爭(zhēng)議流程，后續(xù)將根據(jù)爭(zhēng)議結(jié)論決定的技術(shù)方案實(shí)施。我們與架構(gòu)管控團(tuán)隊(duì)也會(huì)跟進(jìn)該技術(shù)方案的貫徹實(shí)施。這樣一來(lái)，你的方案就不需要這么“NB”了。
小新：這真是個(gè)好消息。我回去跟大家宣傳宣傳，我們就不需要像無(wú)頭蒼蠅一樣到處亂撞了。
4、痛點(diǎn)四：測(cè)試案例太簡(jiǎn)單—測(cè)試之痛
小項(xiàng)：項(xiàng)目前期的立項(xiàng)、爭(zhēng)議問(wèn)題解決了，后面的資源申請(qǐng)也有了解決方案，那么還有其它什么阻礙項(xiàng)目開(kāi)展的問(wèn)題嗎？
小新：那我得說(shuō)說(shuō)測(cè)試問(wèn)題。開(kāi)發(fā)的時(shí)候，我們開(kāi)發(fā)了很多的功能，每個(gè)功能都設(shè)想了各種可能出現(xiàn)的異常狀況，反復(fù)優(yōu)化程序的分支和結(jié)構(gòu)，就是為了確保程序上線之后能夠安全地運(yùn)行。有時(shí)候我們看到測(cè)試案例時(shí)，就很納悶，只寫(xiě)了幾個(gè)案例，根本測(cè)不完整。出測(cè)試報(bào)告時(shí)，測(cè)試的部門(mén)還告訴我們報(bào)告可以出，責(zé)任不能擔(dān)。上線之后出問(wèn)題，只打項(xiàng)目組的板子，而測(cè)試的部門(mén)卻毫無(wú)責(zé)任。我建議測(cè)試案例也要評(píng)審，不能光評(píng)審項(xiàng)目組，參與測(cè)試的各方都應(yīng)該接受監(jiān)督，負(fù)起責(zé)任。
小項(xiàng)：太好了！這個(gè)建議非常重要，將測(cè)試案例納入評(píng)審是推進(jìn)測(cè)試工作規(guī)范化的好想法。評(píng)審是手段，責(zé)任落實(shí)是關(guān)鍵。現(xiàn)在根據(jù)新版的項(xiàng)目管理辦法（未發(fā)布）規(guī)定，數(shù)據(jù)中心已經(jīng)承接牽頭組織系統(tǒng)測(cè)試和業(yè)務(wù)測(cè)試的職能。這說(shuō)明測(cè)試與開(kāi)發(fā)已逐漸明確各自職責(zé)邊界。我們也會(huì)努力推動(dòng)，協(xié)調(diào)好開(kāi)發(fā)與測(cè)試之間的職責(zé)移交。測(cè)試工作的職責(zé)明確了，出了錯(cuò)，落下的板子也就有了明確的目標(biāo)。有了這樣確定的職責(zé)劃分，我想大家都會(huì)對(duì)測(cè)試工作重視起來(lái)，評(píng)審的手段自然會(huì)有落實(shí)的動(dòng)力。
5、痛點(diǎn)五：“愛(ài)做飯不愛(ài)洗碗”—運(yùn)維之痛
小新：開(kāi)發(fā)與測(cè)試的職責(zé)劃分清楚了，運(yùn)維的職責(zé)最好也能劃分清楚。我做新人的時(shí)候參與過(guò)組內(nèi)的運(yùn)維工作，作為運(yùn)維人員需要24小時(shí)開(kāi)機(jī)，隨時(shí)應(yīng)對(duì)分行的運(yùn)維需求。當(dāng)時(shí)那段經(jīng)歷對(duì)我鍛煉很大，運(yùn)維工作對(duì)快速熟悉系統(tǒng)大有裨益，也比較辛苦。但相比運(yùn)維，我還是更喜歡做開(kāi)發(fā)，大部分人和我一樣，“愛(ài)做飯不愛(ài)洗碗”，愛(ài)開(kāi)發(fā)不愛(ài)運(yùn)維。但是現(xiàn)實(shí)狀況是，我們每個(gè)開(kāi)發(fā)人員都承接著任務(wù)量不小的運(yùn)維工作，往往分身乏術(shù)，導(dǎo)致兩頭工作都沒(méi)有做好。
小項(xiàng)：運(yùn)維移交機(jī)制的建立就是為了解除開(kāi)發(fā)人員的后顧之憂(yōu)，讓程序員更加專(zhuān)注于開(kāi)發(fā)，讓運(yùn)維需求統(tǒng)一扎口。不過(guò)，咱們?yōu)榱藢⑦\(yùn)維工作更完整地移交出去，也需要注意文檔的沉淀，將日常的運(yùn)維操作步驟、已有的運(yùn)維經(jīng)驗(yàn)知識(shí)盡可能詳盡地總結(jié)整理，讓接收運(yùn)維工作的同事按圖索驥，快速上手。
除了痛點(diǎn)，我們的訪談還發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目組的很多亮點(diǎn)，下面就摘錄一個(gè)例子，以饗讀者。
6、亮點(diǎn)：咱也可以?xún)?yōu)化需求
小新：當(dāng)然了，我們?cè)诠ぷ髦谐碎_(kāi)發(fā)外也會(huì)提供其它方面的價(jià)值。有時(shí)候，我們對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提的需求是能夠做出優(yōu)化的。以我參加的一個(gè)項(xiàng)目為例，客戶(hù)向業(yè)務(wù)部門(mén)提出了一個(gè)很小的需求，業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)咨詢(xún)項(xiàng)目組，我們分析了這個(gè)需求之后，發(fā)現(xiàn)可以用同樣的工作量實(shí)現(xiàn)更豐富的功能，業(yè)務(wù)部門(mén)把我們的建議轉(zhuǎn)達(dá)給客戶(hù)之后，客戶(hù)表示非常滿(mǎn)意。
小項(xiàng)：這就是熟悉系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)！咱們開(kāi)發(fā)部門(mén)在需求編寫(xiě)過(guò)程中的積極參與能夠?yàn)槲倚汹A得更好的客戶(hù)體驗(yàn)，真正實(shí)踐了“科技就是生產(chǎn)力”。
每一次與大家訪談，我們小項(xiàng)都受益良多。談話(huà)的內(nèi)容豐富多樣，無(wú)法在一篇小文中完全涵蓋。好在咱們這是一個(gè)系列，現(xiàn)在不說(shuō)不代表我們遺忘了大家的建議?？赡苁菃?wèn)題復(fù)雜，需要更多的調(diào)查研究；也可能是問(wèn)題零散，我們會(huì)在積累歸并之后統(tǒng)一成文?？傊还芏唐陂L(zhǎng)期，20個(gè)小項(xiàng)都會(huì)把大家的問(wèn)題放在心上，不放過(guò)擊潰它們的任何機(jī)會(huì)。我們會(huì)帶著大家的建議去思考變革的方向，盡我們最大的誠(chéng)意，切實(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，準(zhǔn)確地為大家做好服務(wù)工作。
最后，播放一條廣告，大家如果遇到任何項(xiàng)目相關(guān)的問(wèn)題，都可以找項(xiàng)目管理員，也可以在項(xiàng)目周報(bào)中暴露出來(lái)，項(xiàng)目周報(bào)我們會(huì)持續(xù)關(guān)注，貫穿整個(gè)項(xiàng)目的生命周期，我們能解決的一定幫助解決，不能解決的也會(huì)給您答復(fù)。愿我們共同努力，讓“開(kāi)心”的項(xiàng)目在開(kāi)心的氛圍中展開(kāi)！
