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用冰山模型分析項目經(jīng)理工作

2020-03-31    來源:蘇項薈 蘇寧金融--王響
引言
在不了解的人看來,項目經(jīng)理工作很簡單,就是訂會議室拉人開開會,平時找人吹吹牛。確實如此嗎?如果你是新手項目經(jīng)理,懷著滿滿的期待剛跨入項目經(jīng)理行業(yè)。你是否會有疑惑,項目經(jīng)理做些什么呢?
下面我們探討下項目經(jīng)理工作到底有哪些內(nèi)容。按照管理過程學派亨利•法約爾對管理的定義是:所有的人類組織都有的一種活動,由計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制五項要素組成。項目經(jīng)理工作內(nèi)容也包括這些,用冰山模型描述的話,水面以上可見冰山的有溝通和組織,水面以下冰山的有計劃和控制。下面我們來分別探討下項目經(jīng)理這四類工作。
01溝通協(xié)調(diào)
根據(jù)PMI的定義,項目溝通管理包括通過開發(fā)工件,以及執(zhí)行用于有效交換信息的各種活動,來確保項目及其相關(guān)方的信息需求得以滿足的各個過程。溝通是所有工作的落腳點,其他工作通過溝通達到目的。
溝通協(xié)調(diào)做什么
溝通工作是最容易讓項目成員看到的項目經(jīng)理工作內(nèi)容,包括日常溝通工作,如跟進項目情況、了解風險問題、溝通風險問題影響及方案等;組織啟動會、匯報會、周例會和結(jié)項會等;還有發(fā)送郵件和即時通訊消息,如會議紀要、項目周報和項目通知、安排等。
溝通工作中注意要點及原則包括提前準備,訂好會議室、編寫材料等;多方求證,二次確認信息;理解并選擇合適的語言溝通;確認各方理解信息并達成共識。
為什么做這些
根據(jù)管理學大師斯蒂芬•P•羅賓斯對管理的定義,管理是同他人一起,或通過他人使活動完成得更有效的過程。既然同他人一起或通過他人完成工作,中間需要大量的溝通確認工作,才能讓項目成員了解并完成相應的工作。
怎么做
認真傾聽,是對說者的尊重,更是有效溝通的基本前提。不要讓對方有被忽略的感受,聽清對方的需求,了解對方的心意,才能找到最恰當?shù)慕鉀Q方向。
準確提問,準確的發(fā)問能更好的探尋對方的想法,不同的情形下分別選擇開放式或封閉式的問題。
中立陳述,陳述事實與問題,給予反饋和期望,使對方明確后果與影響,同時提出對于改變后的期望。
02組織設(shè)計
為實現(xiàn)項目目標,設(shè)計并確定項目結(jié)構(gòu)和人員配備,形成合理的分工協(xié)作關(guān)系的過程。組織工作是項目工作的骨架,是溝通的依據(jù)之一。
組織設(shè)計做什么
組織工作也是項目成員能看到的項目經(jīng)理工作內(nèi)容之一,包括明確項目組織架構(gòu),確定角色和職責;然后選擇合適的人員組建項目團隊并建設(shè)團隊;建立研發(fā)管理、風險應對和變更管理等項目流程。
組織工作中注意要點及原則包括適應組織環(huán)境,如不要憑空建立流程,盡量在現(xiàn)有流程上優(yōu)化等;匹配項目的獨特性和復雜性,如單項目還是項目集、使用何種項目管理框架,敏捷還是瀑布、管理力度和模式滿足項目復雜性要求等。
為什么做這些
項目組織具有跨職能、跨部門的特性,所以需要通過組織工作,使得項目成果分工完成并明確流程、使流程順暢流轉(zhuǎn),從而在分工的基礎(chǔ)上通力協(xié)作,彌合部門合作時的隔閡,使不同部門沖突的目標協(xié)調(diào)一致。
怎么做
首先明確項目目標,在項目啟動之初,項目經(jīng)理參照組織過程資產(chǎn)確定項目組織和流程要求等,然后通過各種手段、在各種場合不斷宣貫、強化。
03計劃安排
為了實現(xiàn)項目目標,規(guī)劃和安排未來項目實施過程的活動。計劃工作貫穿于項目全過程,隨著項目進展的推進,不斷地修改和調(diào)整,以適應和反映最新項目情況。計劃工作是溝通和組織的基礎(chǔ)、依據(jù),是項目工作的血液。
計劃安排做什么
項目經(jīng)理制定項目管理計劃,指導項目未來實施過程,包括實現(xiàn)項目目標的主計劃,如時間、范圍、質(zhì)量、成本,輔助計劃,如溝通、資源、風險。其中最重要的是在項目啟動時要確定項目計劃的計劃,以明確制定項目計劃的步驟。
計劃工作中注意要點及原則包括讓項目成員盡早參與并達成共識;平衡相互制約的多個項目目標;根據(jù)變化更新,計劃要可跟蹤。
為什么做這些
計劃是組織和溝通的前提,涉及到跨部門的多人,必須要有嚴密的計劃,才能讓大家向統(tǒng)一的目標,以統(tǒng)一的步調(diào)前進。同時計劃為管理活動確定了數(shù)據(jù)、尺度和標準,為控制指明了方向、提供了依據(jù)。確定計劃后,我們才能將實際情況對照計劃,確定是否發(fā)生偏差,進而采取糾差措施。
怎么做
有多種技術(shù)可用于制定計劃,如滾動規(guī)劃法,因為項目本身具有漸進明細性,所以計劃需要滾動更新;網(wǎng)絡計劃技術(shù),具體有關(guān)鍵路徑法、計劃評審技術(shù);目標管理法,按照項目目標以倒排或順推的方式制定項目計劃。
04控制跟進
控制就是核實計劃落實情況,以便發(fā)現(xiàn)缺點、采取措施、加以糾正,以使實際與計劃保持一致。項目管理要正確的做事,核心就是控制,通過溝通、組織和計劃等工作才能實現(xiàn)控制項目的目的。
控制跟進做什么
控制工作是項目經(jīng)理工作的出發(fā)點和目的,包括核實與跟進進度,了解任務詳情和難點,確認結(jié)果和質(zhì)量是否符合要求;風險識別與應對以及變更管理。
控制工作中注意要點及原則包括以項目目標為基準,而不只是關(guān)注項目目標,更重要的是理解業(yè)務目標;項目目標不是一成不變,根據(jù)外部商業(yè)環(huán)境和自身組織情況,按照流程各方確認后適時調(diào)整;提前評估風險,預留風險儲備,給項目組一定緩沖。
為什么做這些
前文已經(jīng)對項目管理工作解釋,項目管理需要正確的做事,而要達到正確做事的目標,需采取一定的控制措施使項目按照既定目標上線并盡早創(chuàng)造商業(yè)價值,在項目過程中組織有序,職責清晰,潤滑部門和成員間的沖突。
怎么做
為了控制項目不超出既定的范圍、成本、時間和質(zhì)量等約束,需要建立可控的項目環(huán)境,使人、事、財、物等滿足項目要求。人的方面,建立項目組織等,使項目成員有序、高效的完成任務;事的方面,做好相關(guān)計劃,做到事情責任到人、有序推進;財?shù)姆矫妫龊贸杀竟芾碛媱?,提前確定預算、支出和收益計劃;物的方面,做好資源管理計劃,提前申請。
結(jié)語
如果說項目經(jīng)理的工作內(nèi)容是冰山,而撐起冰山的水就是項目經(jīng)理的熱情和責任感,做好項目經(jīng)理的工作需要用熱情和責任感來感染自己、感染項目成員。其實每個崗位都有自己的苦與樂,客觀看待項目經(jīng)理崗位,不管是從事哪個崗位都要不斷付出艱辛的努力,才能獲得更好的職業(yè)發(fā)展。


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